19 Agosto 2008 Seguir en 
No todos los espacios en blanco en la agenda significan que el jefe está disponible. Ese es prácticamente un mandamiento que toda secretaria ejecutiva debe seguir para conservar el puesto y sumar puntos sin morir en el intento. La administración de esa agenda constituye un capital invalorable para las asistentes. “Cuando un jefe está en un día complicado, con reuniones periódicas, conviene protegerlo de llamadas telefónicas y de visitas que lo distraigan de los asuntos que lo ocupan”, señala Connie Eastman, consultora en Recursos Humanos y titular del sitio secretariasenred.com.
Una sana productividad de la secretaria permitirá reducir los niveles de estrés del jefe. Para alcanzar esa meta, Eastman sugiere lo siguiente:
• Adelantarse a las necesidades del jefe. Esto reduce los apuros de último momento y la posibilidad de contar con todos los elementos y materiales necesarios para la reunión en el debido momento.
• Prepararse para las urgencias críticas. ¿Se necesitará contratar personal eventual?¿Podría necesitar ayuda de colegas?¿Podría ser tan básico como pedir a un colega que atienda las llamadas entrantes? ¿Podría devolver el favor cuando él/ella tenga un apuro?
• Si llegan correos a último momento y la reunión de directorio o de comité ya ha comenzado, no deje de hacérselo saber a su jefe.
La tecnología cambió los hábitos de los gerentes o de los jefes. Antes no existía los “clisés” informáticos y las citas sólo se anotaban en agendas de papel.
En la actualidad, señala Eastman, los jefes y las secretarias conocen la tecnología y muchos utilizan Blackberry, Palm u otras herramientas electrónicas. “La asistente exitosa debe coordinar todas las citas para que se cumplan, para que no se vea afectada la productividad y para evitar papelones”, apunta la experta. Además, cuenta con acceso electrónico a múltiples agendas tanto de su jefe como de otros y puede, por ejemplo, decidir quién está disponible para asistir a cierta reunión y hasta realiza más análisis de información que su antecesora. Es la secretaria.com.
Una sana productividad de la secretaria permitirá reducir los niveles de estrés del jefe. Para alcanzar esa meta, Eastman sugiere lo siguiente:
• Adelantarse a las necesidades del jefe. Esto reduce los apuros de último momento y la posibilidad de contar con todos los elementos y materiales necesarios para la reunión en el debido momento.
• Prepararse para las urgencias críticas. ¿Se necesitará contratar personal eventual?¿Podría necesitar ayuda de colegas?¿Podría ser tan básico como pedir a un colega que atienda las llamadas entrantes? ¿Podría devolver el favor cuando él/ella tenga un apuro?
• Si llegan correos a último momento y la reunión de directorio o de comité ya ha comenzado, no deje de hacérselo saber a su jefe.
La tecnología cambió los hábitos de los gerentes o de los jefes. Antes no existía los “clisés” informáticos y las citas sólo se anotaban en agendas de papel.
En la actualidad, señala Eastman, los jefes y las secretarias conocen la tecnología y muchos utilizan Blackberry, Palm u otras herramientas electrónicas. “La asistente exitosa debe coordinar todas las citas para que se cumplan, para que no se vea afectada la productividad y para evitar papelones”, apunta la experta. Además, cuenta con acceso electrónico a múltiples agendas tanto de su jefe como de otros y puede, por ejemplo, decidir quién está disponible para asistir a cierta reunión y hasta realiza más análisis de información que su antecesora. Es la secretaria.com.
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