Una buena secretaria es cordial, competente y discreta

Muchas veces no son reconocidas en los organigramas o a la hora de las retribuciones, sin embargo las secretarias ocupan un rol clave en las organizaciones. Es más, ellas son la imagen externa de la empresa, el nexo entre lo que sucede adentro y lo que ocurre puertas afuera de la firma.
Dado el trato que tienen con el público, lo primero que se exige de una secretaria es buena presencia. Este requisito, muchas veces, suele confundirse con exuberancia, con vestimentas llamativas o con que la mujer ideal para el cargo debe ser una modelo. ¡No! En las empresas serias, las secretarias se distinguen por su pulcritud, por sus buenos modales, y por un estilo distinguido en las formas y en el trato.
Otro elemento fundamental es la idea de orden y de limpieza que debe transmitir una secretaria. Si ellas son la puerta de acceso a las empresas, estas no brindan una buena impresión a los clientes, proveedores y público en general si los escritorios de recepción están poco aseados y con papeles y resto de comida por todas partes. Esto no quiere decir que una secretaria no pueda tomarse un par de tazas de café al día.
Como los filósofos, las secretarias tienen problema con el tiempo. Por ello deben saber manejarlo. Y no sólo en lo que respecta a sus cosas, sino también a las de los jefes, que dependen de ella en muchos asuntos. Un cuaderno con un almanaque, por ende, es clave, para agendar, anotar citas, suspenderlas, devolver llamados, hacer regalos, en fin, actividades que sólo puede hacer una persona tranquila y ordenada... Que, además, siempre tiene a mano una lapicera para escribir y que no le pide al público que le preste una.

Requisitos ineludibles
Las secretarias también deben ser grandes organizadoras. De ellas dependen, muchas veces, los archivos, la coordinación de reuniones de diferentes secciones, el correo, la redacción de informes y la recepción de visitas.
Por ello, en el campo de las habilidades y de los conocimientos específicos, es imprescindible un adecuado manejo informático (de los últimos programas) y de idiomas, así como una dicción perfecta y habilidades para la redacción.
Además, la secretaria no puede desconocer ninguna aspecto de la empresa en la que trabaja. Ella debe conocer todos los secretos, lo que no implica revelarlos, mucho menos a gente que no es de la compañía. He allí donde entra en juego el requisito de la lealtad, y de la discreción en el uso de la información interna.
Ellas no sólo están en contacto con los clientes externos, sino también con los internos, los propios de la empresa. A estos deben tratarlo con la misma cordialidad, respeto y seriedad con que se relacionan con el gerente general.
En definitiva, con una buena imagen no basta. Se requiere buen trato, vocación para las relaciones públicas (un introvertido corre con desventajas) y obsesión por atender con rapidez al público. Este puede esperar si advierte que la secretaria está ocupada, pero se fastidia si ve que ella habla con un pariente, prepara una cita personal o le hace los deberes a su hijo por teléfono. Esto es imperdonable, porque el tiempo es precioso para todos y la secretaria es la responsable de respetarlo. La atención, tanto personal como telefónica, debe ser sonriente, cordial y con deseos de dar soluciones.
Secretarias serias, competentes, discretas y agradables suelen hacer más por la imagen de la empresa que muchos programas de publicidad o de marketing.