La administración efectiva del tiempo

Es común compartir con compañeros de trabajo la opinión cada vez más generalizada de que el tiempo no alcanza para hacer todas las cosas que son necesarias.
Cuando preguntamos por qué sienten que este recurso es cada vez más escaso comentan que la complejidad de los problemas y la vertiginosidad de los hechos cumplen un papel protagónico en este cuadro de situación.Analizando como se usa este recurso en las empresas argentinas, sobre una encuesta realizada en firmas locales, se deduce como principales causas/problemas en la gestión del tiempo a los siguientes aspectos:
Falta de organización personal: el 71% de las personas encuestadas establece que no tiene la disciplina de elaborar un Plan de Actividades.
Confusión de prioridades: más del 80% de los encuestados no define con frecuencia sus objetivos.
Escasa delegación en colaboradores: la gran mayoría de gerentes o personas con personal a cargo, puede delegar más de lo que lo hace habitualmente.
Poca puntualidad y control de horario: el 90% es impuntual o está en contacto directo en su organización con gente impuntual.
Precipitación en acciones, sin analizar a fondo el origen de los problemas: como sólo el 15% expresa que dispone del tiempo necesario para pensar, es común escuchar que las urgencias llevan a decisiones apresuradas.
Aparecen también con recurrencia, algunos de estos factores que se enumeran, como causas de "derroche" de tiempo laboral en las empresas: abuso en el uso del teléfono o de internet; reuniones inútiles, largas y poco productivas; errores repetidos debido a poco entrenamiento del personal y comunicación insuficiente en los lugares de trabajo.

Los aspectos claves
Para mejorar la administración del tiempo, los expertos en el tema sugieren trabajar sobre algunos aspectos claves:
1- Establecer prioridades. La mayoría de las personas comienza erróneamente,o bien resolviendo los problemas en el orden que se les presentan. Esto es precisamente lo opuesto a establecer prioridades, que significa determinar que es lo más importante, para comenzar a actuar en ese plano. "Primero lo Primero" es la frase de S. Covey, que resume lo que significa establecer prioridades. Este aspecto pone en evidencia nuestra capacidad de liderazgo personal. Antes que un buen administrador, hay que ser un buen líder; esto garantiza hacer las cosas correctas y no sólo hacerlas correctamente.
2- Definir objetivos y metas. Se ha comprobado que quienes establecen metas por escrito tienen muchas más probabilidades de alcanzarlas. Defina una fecha límite para alcanzarla. Si nos ponemos metas imposibles de lograr, lo único que aseguramos es producir frustración y angustia. Es necesario que las metas impliquen una exigencia, para estimular nuestra superación y crecimiento.
3- Elaborar una agenda. Uno de los peores errores que se puede cometer en la gestión del tiempo, consiste en tratar de tenerlo "todo en la cabeza". Cuanto más ocupado esté, más probable será que se olvide. "La clave no es dar prioridad a lo que está en la agenda, sino ordenar ahí las prioridades". La agenda es más efectiva si es semanal porque la administración del tiempo es una cuestión de corto plazo. Toda agenda debe ser portátil y debe contener los pasos que estamos dispuestos a cumplir.
4- Aprenda a delegar.Esto significa desarrollo, tanto para las personas como para las organizaciones. Para aprender a delegar deben tenerse en cuenta los resultados (aclare que es lo que quiere alcanzar); las directrices (marcar las pautas y los posibles puntos de fracaso); los recursos y la evaluación para determinar pautas y plazos. Toda delegación necesita de su posterior evaluación, para aprender de la experiencia vivida y posicionar al colaborador, en un plano de mejores aptitudes.
Como seguramente podrá deducir, la administración efectiva del tiempo es consecuencia directa de un liderazgo efectivo y de estar dispuesto a disciplinarse, digo "ser discípulo", a una metodología de acción. Los resultados serán, muy diferentes.