La administración eficaz del tiempo

Por Ricardo y Hector Olmos Arevalo - Consultores de Empresas
Es frecuente que las personas terminen su día con la desazón de que se les ha ido un día más sin realizar nada concreto o sin logros. A pesar de haber trabajado duramente y haberse esforzado, cuando termina el día se sienten presionados por una lista de asuntos pendientes mayor que lo que tenían al comenzar el día y sin sentir que obtuvieron avances.
Todos deseamos en forma permanente tener "más tiempo", pero sin embargo nos queda una sola opción: administrar en forma efectiva el poco tiempo que tenemos. Según el autor Marc Mancini, autor del libro "Time Management", "nuestra generación es la más productiva de la historia, pues ninguna generación anterior ha tenido ocasión de manejar datos tan variados y complejos en tan grandes cantidades como hemos hecho nosotros". El progreso tecnológico ha provocado una nueva dinámica en los negocios: los plazos se han acortado y la cantidad de trabajo y responsabilidad ha aumentado.
El trabajo ocupa un lugar muy importante en nuestras vidas, y donde pasamos el mayor tiempo de nuestro día. El que sea satisfactorio para nosotros es una posibilidad que está a nuestro alcance; sólo necesitamos planificar y ordenarnos. Somos dueños de nuestra productividad en la misma medida que somos dueños de nuestro tiempo, y existen formas de contribuir a realizar un mejor uso de nuestro tiempo de trabajo y del tiempo libre, reduciendo así el estrés que producen las restricciones temporales.
La mayoría de las personas tiene mal definido el uso que hace del tiempo. Un inventario de cuánto tiempo pasa realizando varias actividades le podría sorprender.

Las metas diarias
Vivimos esclavizados por las urgencias y los imprevistos, porque a la hora de administrar el tiempo la mayoría de las personas no sabe decir no a las distracciones externas; establece metas diarias que exceden su capacidad física; se dedica a atender cuestiones urgentes, perdiendo de vista lo importante y no agenda sus compromisos y sus actividades. El tiempo es el bien más valioso: es un recurso escaso, no se puede comprar ni detener y, si no lo administramos de manera eficiente, puede convertirse en un enemigo.
Debemos buscar una dirección para nuestra tarea. Por ello el primer paso es establecer una visión personal del objetivo que queremos lograr, para alcanzar la satisfacción de la tarea cumplida y, además, alcanzar la meta laboral. La fijación de objetivos en el tiempo es el segundo paso. Esos objetivos deben estar bien definidos y por escrito. Recordemos que no debemos fijarnos muchas prioridades porque no podremos alcanzarlas. Debemos tomar en cuenta que nuestro tiempo no es sólo nuestro; el resto de la empresa o clientes nos absorben con pedidos, reuniones o interrupciones, por lo que este tiempo debe ser computado. Por ello no debe haber muchas prioridades para el día. Es mejor cumplir una o dos por día, que mantener la culpa de la ineficiencia por haberse fijado demasiado prioridades, que de todas maneras no son alcanzadas.

Las lecciones
En el camino deberá asumir dos lecciones: aprender a delegar (en cualquier dirección: hacia al lado, a algún colega, o hacia abajo, a algún colaborador), y aprender a fijar límites y a decir que no, porque usted no podrá con todo. Debemos evitar la sobrecarga de información y administrar sólo la necesaria. Las reuniones también deben ser administradas en forma más efectiva, estableciendo objetivos, horarios de inicio y de finalización.
Por último haga un uso eficiente del correo electrónico, éste es una herramienta de gestión que puede transformarse en un obstáculo. Los mensajes deben ser concretos; no lo utilice para cadenas de e-mails de consultas, donde es más óptimo la utilización del teléfono.
El objetivo es finalizar el día con la sensación de que logramos lo que queríamos y no vapuleados por exigencias ajenas y sin haber hecho nada concreto por nosotros, por no habérselo propuesto.