Cómo aprovechar el tiempo

El segundo mes del año invita a organizar y a planificar las tareas cotidianas. De eso dependerá, en gran medida, la productividad en la oficina y, además, la responsabilidad que implica mantener un hogar. Programar tareas conduce a la satisfacción de la persona, dicen los especialistas

05 Feb 2018
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yourstory.com

No resiste dudas la expresión “el tiempo no alcanza para todo lo que quisiera hacer”. La gran mayoría de nosotros ha pasado por la vivencia de “correr” detrás de los compromisos y repartirse en un listado de actividades y obligaciones que hacen sentir la necesidad de un día de 48 horas, sostiene José Blunda, director de la Consultora +Personas (www.maspersonasrrhh.com.ar). El problema de la falta de tiempo es en muchos casos, la consecuencia de la falta de claridad y respeto por reglas básicas que requieren de nuestra inteligente decisión de aceptarlas.

“La primera de estas reglas, indica el experto a LA GACETA, se refiere que, al ser un recurso escaso, necesitamos administrar las 168 horas de la semana en función de prioridades. En tal sentido y antes de crear tu agenda de la semana, acota, es necesario un análisis interior de “lo que es más importante”, o parafraseando a Stephen Covey: tu primera creación de la agenda debe ser mental, para que luego y al revisar tu semana puedas ver si esta fue coherente con tus prioridades.

A la hora de hacer su agenda, Blunda sugirió que no debemos violar la consigna de “Primero hay que agendar lo Primero”, es decir lo que es más importante. Este es un hito fundamental porque es el lugar donde tu agenda semanal debe estar conectada con tus prioridades que generalmente implican una dimensión temporal que excede la semana. Una manera de visualizar prioridades, según el consultor, es por ejemplo declarando objetivos para el año, para que luego las actividades concretas de la semana para siendo acciones concretas para hacer que esos objetivos se cumplan. En definitiva, la agenda de actividades no debe convertirse en algo que debo hacer porque está así agendado, sino una muestra de lo que elijo hacer porque quiero lograr mis metas. Los objetivos deben ser los grandes motivos que dan sentido a tus acciones.

Otra regla básica, agrega, que los tiempos actuales incitan a violar, es que al momento de ejecutar mis tareas, necesito alta calidad de atención y enfoque en cada una. Por el contrario, si nos subimos al hábito de la multitarea con la ilusión de que podemos hacer varias cosas a la vez, más que multitarea estaremos cometiendo multi-errores; cito a los más importantes:

• La cantidad de tareas en simultáneo es inversamente proporcional a la calidad de las mismas. Cuando asistimos profesionalmente a deportistas o trabajadores comprometidos con el alto rendimiento, el “enfoque” de la atención sostenida en un punto de tu campo perceptivo, es una condición necesaria. La mente no puede tener alta calidad de atención en más de una cosa a la vez.

• Además de la pérdida de efectividad en las acciones, verse “enredado” en varias tareas en simultáneo atenta contra la salud y el bienestar personal. Muchos de los padecimientos actuales vinculados a la irritabilidad, a la ansiedad y al mal humor tienen a esté hábito de hacer varias cosas en simultáneo, a uno de sus causales.

• Por último, otro de las cuestiones que atentan contra la gestión saludable del recurso tiempo, es tener una agenda de actividades monopolizada por un tópico de la “rueda de la vida”. Todos tenemos diferentes roles (padre, esposo, empleado, amigo, miembro de una comunidad, activista en alguna organización, etc.) y necesidades variadas (salud física, relaciones interpersonales, vida espiritual, necesidades económicas) por lo que nuestra agenda debe ser integral, como es nuestra vida. Cuando cada uno mira como administró su tiempo en la semana, debe tener ahí las evidencias que en los siete días atendió a propósitos variados. En talleres sobre el tema, es frecuente escuchar por ejemplo “no tengo tiempo para la actividad física”. Ante la pregunta ¿qué estás eligiendo hacer durante las tres horas semanales de actividad física que necesita su cuerpo, para eliminar las toxinas que genera el estrés? aparecen “robadores de tiempo” que claramente no forman parte de sus prioridades. En la administración del tiempo como en la del dinero, cada vez que se le dice que “Sí” a una actividad, le está diciendo que “No” a otra. Es necesaria que sus elecciones, estén basadas en sus prioridades.

Planteadas las principales interferencias y obstáculos para una acertada administración de la agenda, hay otras sugerencias que pueden realizarse para la cuestión personal, indica Blunda:

• Antes de agendar, recordar las metas para el año, en cada uno de nuestros roles.

• Al armar la agenda, recordar que la que mejor funciona es la semanal (muchísimo mejor que la lista de tareas diarias).

• La agenda, escrita. El bombardeo de información a la que estamos sometidos, hace que poder recordarlo todo sea una utopía. Para evitar olvidos, la agenda debe estar escrita y además a mano, poder consultarla cada vez que uno necesite hacerlo.

• Actividades, no propósitos. No sirve agendar “mejorar mi salud”, sirve caminar 45 minutos. No aporta agendar “conseguir trabajo”, es necesario agendar armar mi CV y enviar a un amigo para que lo mire y me haga aportes. Tampoco “resolver el conflicto con mi compañero de trabajo” siendo lo adecuado reunirme con tal persona.

Por último, para poner también este tema en un espiral de mejora contínua,el consultor señaló que no hay dejar de analizar como usó su tiempo en la semana que termina. “Distinga cuanto ha podido respetar lo escrito y si su agenda está siendo integral y coherente con sus principales roles y necesidades. Estos minutos de análisis son claves para ir ejercitando los “músculos” de la voluntad y la disciplina”, finalizó.

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