Planificar el temario sirve para acortar el tiempo de reunión

"La efectividad de las reuniones es un tema importante al que todas las compañías se enfrentan alguna vez. Sirven para propósitos muy destacados porque le dejan saber a todos qué es lo que está pasando en la compañía, y quién está a cargo de ciertas tareas", asegura la especialista en recursos de Dale Carnegie, Daniela de León.
"Sin embargo -acota De León- frecuentemente existen muchas quejas sobre reuniones fracasadas. A veces parecería que los empleados dejan un encuentro con las mismas preguntas que tenían antes de empezar". La especialista esbozó una suerte de guía con algunos pasos simples que puede dar de ahora en adelante los que están a cargo de encabezar las reuniones para asegurarse de que sean más productivas.
Invite sólo a los empleados necesarios: al invitar sólo a las personas necesarias para la efectividad de la reunión, estará reduciendo el tiempo perdido con otros empleados. Además, las reuniones serán más breves porque habrá menos participantes. De esta forma, podrá salir de allí habiendo discutido todos sus temas y respondido todas sus preguntas en poco tiempo, y los demás empleados podrán dedicar su tiempo a su atareada agenda.
Prepare una agenda: es probablemente la parte más importante de una reunión de trabajo. Debe ser planificada muy cuidadosamente, asegurando que todos los temas que necesitan ser discutidos tengan su espacio. También es beneficioso poner los temas en un cierto orden para posibilitar que la reunión se desarrolle sin complicaciones. Usualmente es más efectivo que los temas más complejos sean tratados en primer lugar. De esa forma los empleados están más atentos, despiertos y deseando abordar los temas más profundos con la mente clara. Es importante no desviarse de la agenda. Sólo planifique discutir esos temas que están en anotados, dejando un tiempo al final de la reunión para las preguntas y consideraciones.
Resuma la reunión: al finalizar la reunión, es beneficioso que el líder revise lo que se ha discutido para recapitular los eventos. En ese momento, si hubo tareas que fueron delegadas, es importante asegurarse de que todos sepan cuál es su trabajo y entiendan los plazos de entrega. De esta forma no habrá confusión.
Registre en actas: otra forma de reducir los malos entendidos sobre lo que ha ocurrido en la reunión, es designar a alguien para que tome notas. Estas no deben ser necesariamente una transcripción detallada de lo que se dijo; más bien, debería servir como un resumen de las decisiones que se tomaron sobre cada tema. Después de la reunión, se deben distribuir copias de las actas a toda persona que sea afectada por lo que haya sucedido allí. Esto incluye a todos los que asistieron a la reunión como así también a la gerencia o al personal que sin haber asistido, necesita estar al tanto de las decisiones que se tomaron.
"Cuando son facilitadas apropiadamente, las reuniones pueden ser herramientas muy útiles para incrementar la productividad en el lugar de trabajo. Recuerde usar los consejos detallados más arriba para sacarle el máximo provecho y disponer de tiempo valioso para usted y sus colegas", estimó De León.