Claves para lograr el éxito en una reunión de trabajo

Las reuniones de grupo tienen la reputación de ser ineficaces. Tanto es así que el economista John Kenneth Galbraith dijo: “las reuniones son indispensables cuando no deseamos hacer nada”. El experto en recursos humanos Juan Carlos Lozano brinda pautas para volver más eficiente y eficaz un encuentro de trabajo:
1- Prepare una agenda para la reunión: una agenda define lo que se espera lograr en la reunión. Debe señalar su propósito; quiénes asistirán; qué preparación se necesita de parte de cada participante; una lista detallada de los asuntos que se tratarán; la hora determinada y el lugar de la reunión y una hora específica de su terminación.
2- Distribuya la agenda por adelantado: los participantes deben tener la agenda con suficiente anticipación para que se puedan preparar adecuadamente para la reunión.
3- Consulte con los participantes antes de la reunión: un participante que no está debidamente preparado no puede contribuir con todo su potencial. Es su responsabilidad cerciorarse de que los miembros estén preparados, de manera que debe asegurarse de ello con anticipación.
4- Consiga que los participantes revisen la agenda: la primera cosa que se debe hacer en la reunión es conseguir que los participantes revisen la agenda, le hagan los cambios que crean necesarios y luego aprueben la versión final.
5- Establezca parámetros específicos de tiempo: las reuniones deben comenzar puntualmente y tener un tiempo definido para su terminación Es su responsabilidad establecer estos parámetros de tiempo y sujetarse a ellos.
6- Mantenga centrada la discusión: es su responsabilidad darle dirección a la discusión; mantenerla centrada en los asuntos y reducir al mínimo las interrupciones, distracciones y comentarios irrelevantes.
7- Estimule y apoye la participación de todos los miembros: para maximizar la eficacia de las reuniones orientadas a problemas, se debe alentar la contribución de cada participante. Es necesario hacer intervenir a las personas quietas o reservadas, para que sus ideas puedan ser escuchadas.
8- Mantenga un estilo balanceado: el líder de grupo eficaz empuja cuando es necesario y es pasivo cuando la situación lo requiere.
9- Aliente el choque de ideas: usted necesita estimular diferentes puntos de vista, el pensamiento crítico y el desacuerdo constructivo.
10- Desaliente el choque de personalidades: una reunión eficaz se caracteriza por la evaluación crítica de ideas, no por ataques a las personas. Al dirigir una reunión, usted debe intervenir rápidamente para detener los ataques personales u otras formas de agresión verbal.
11- Sea un oyente efectivo: usted necesita escuchar intensamente, con empatía y objetividad, y hacer todo lo que sea necesario para captar todo el significado que encierran los comentarios de cada participante.
12. Haga un cierre apropiado: debe terminar la reunión resumiendo los logros del grupo; aclarando aquellas acciones, en caso de que las haya, que son necesarias después de la reunión, y asignando tareas de seguimiento. Si se ha tomado alguna decisión, usted necesita determinar quién será el responsable de comunicarla e implantarla.