Cinco pasos para armar la fiesta de fin de año

Como todos los años, se acerca la difícil tarea de organizar el festejo de fin de año para los empleados. Sergio Ventura, presidente de Kaizen Eventos Corporativos (www.kaizeneventos.com.ar) brinda consejos para que el encuentro resulte un éxito para todos.

PASO 1
Planifique con tiempo la fecha para la realización del evento. Los mejores días son los primeros días de este mes y siempre antes de la Navidad.

PASO 2
 Si es posible, seleccione para la fiesta un día miércoles, jueves o viernes. Los empleados valoran mucho sus fines de semana para estar en familia, y los lunes o martes recién empieza la semana.

PASO 3
Evalúe que tipo de reunión quiere realizar. Todas tienen sus pros y sus contras. Una buena idea es ponderar qué es lo mejor, de acuerdo con el historial de eventos que tiene la empresa. Ejemplos:
Fiesta de día: puede ser un día de campo o full day en una quinta con pileta y actividades recreativas. La gran ventaja que tiene esta dinámica es hacer el encuentro en horario de trabajo (cuando la familia del empleado no protesta). Algunas contras: no a todo el mundo les gusta ponerse la malla frente a compañeros de trabajo, o estar en ropa deportiva.  En relación al catering suelen ser muy ponderados los asados, salads bar y las mesas dulces con opciones frescas, como frutas, postres y helados.
Fiesta de noche: en un salón para eventos o en predios no tradicionales como discos o restaurante temáticos. Aquí nos encontramos con un momento de inflexión en donde debemos decidir que tipo de catering se va a ofrecer: si será una cena formal o un cocktail informal. Aquí es donde sugerimos evaluar los antecedentes de fiestas anteriores y decidirse por uno de las dos opciones. En general es mucho más fácil pasar de cena formal a cocktail que al revés. Las últimas tendencias en gastronomía nos llevan al cocktail. Trate que el salón tenga una buena ambientación. Contrate un disc jockey que acompañe toda la fiesta. Genere espacios de integración entre los invitados . Sorteos y regalos: esto es algo muy valorado por los empleados. Como sugerencia, podemos señalar que es mejor mas cantidad de sorteos que calidad. Con el costo de un viaje podemos entregar 20 obsequios, y eso está mejor percibido. Si el presupuesto lo permite, lo ideal es entregar un regalo a cada uno (el logo corporativo debe ser lo mas pequeño posible, ya que se trata de un regalo y no de un aviso publicitario). Es responsabilidad del equipo organizador lograr que la gente se divierta. Pero parte de ese rol consiste en controlar la bebida alcohólica. Es aconsejable servir primero la comida acompañada con bebidas de no poca graduación alcohólica, como cerveza y vino. Luego de transcurrida gran parte de la fiesta, con la consiguiente ingesta de comida, sí se puede poner la barra de tragos. Trate de servir en varias etapas la comida, eso también ayuda a que la ingesta de alcohol sea más controlada.

PASO 4                          
Forme un equipo interáreas para organizar la fiesta. Por un lado eso permite integrar las áreas, y por otro que haya representantes de cada sección. Además le quita a la Gerencia de Recursos Humanos la presión de ser quien elige por todos. También este grupo puede colaborar durante la fiesta, por ser referentes de toda la compañía.
 
PASO 5
No hay una segunda oportunidad para hacer la fiesta de fin de año. Por eso, trate de contratar profesionales para que todo salga bien. Es fundamental rodearse de un organizador de eventos corporativos y de proveedores con altos estándares de calidad.