El manejo de las falsas urgencias

Por Martina Rua y Pablo M. Fernández 

En LFDT no nos vamos a casar con ninguna técnica, pero sí te va¬mos a presentar varias. Hoy una de las mecas a la hora de organizarte es Getting Things Done (algo así como “lograr que las cosas se hagan”), el sistema presentado por el ya nombrado David Allen en su libro homónimo de 2001. Él recomienda algo muy simple cuando surge una tarea: si demanda menos de dos minutos hay que hacerla en el momento. Este es una especie de desvío, que recomendamos, en su sistema muy estricto basado en cinco pasos por los que debe pasar una tarea: recopilar, procesar, organizar, revisar y hacer.

Más allá de eso aquí nos cruzamos con un problema de fondo. El principal arte está en reconocer lo que es urgente y en esto es clave la lectura que hacemos de las ansiedades de terceros, sin generar tensiones. Para lo que llamamos falsas urgencias es muy útil ver cómo nos relacionamos con la tecnología (ver más en “El arte de despegarse del celular”).

Supongamos que estamos en los pasos finales de un proyecto y nos llega un pedido urgente para resolver en ese momento. Lo que debemos hacer en ese punto es realmente sopesar si es así. Si no lo es, e intentamos generar una cultura de cumplir con los deadlines, podemos explicar que si hacemos eso ahora, podemos retrasarnos con el proyecto prometido, pero que podemos resolverlo para un día determinado. Quizá al principio esto genera problemas, porque posiblemente esa persona crea que nos vamos a olvidar o que no lo haremos, pero a medida que vamos cumpliendo nuestras promesas, gracias al orden que vamos generando, nos creerán y las urgencias se reducirán.