Un documento antiguo no llega directamente al escáner. Antes hay que mirarlo, tocarlo con cuidado, conocer su estado y decidir qué necesita para poder continuar. Puede requerir una limpieza hoja por hoja, papel libre de ácido, una cubierta especial o una forma diferente de manipulación.
Recién después está en condiciones de pasar a la siguiente etapa.
Ese recorrido comenzó a realizar el Archivo Histórico de Tucumán como parte de un proyecto de conservación y digitalización de su patrimonio documental. La iniciativa cuenta con el apoyo del Consejo Federal de Inversiones (CFI) y tiene un horizonte de entre ocho y diez años, de acuerdo con el volumen y la antigüedad de la documentación que conserva la institución.
Propuesta del Archivo Histórico: “Mientras tanto, ¿qué pasaba en Tucumán?”“Estamos terminando ya la primera etapa de la digitalización del Archivo Histórico de la provincia”, explicó Javier Critto, director del organismo.
Antes del escáner
La primera parte ocurre lejos de las pantallas.
Los documentos llegan al área técnica de conservación, donde se realiza un diagnóstico de su estado y se determina qué tratamiento necesita cada pieza. En las mesas de trabajo, los tomos antiguos pasan por una revisión minuciosa y una limpieza mecánica que se realiza con especial cuidado.
Por los 60 años del cierre de los ingenios, el Archivo Histórico de la Provincia inicia un ciclo de conferencias“Después de la evaluación pueden colocarse interfoliados y camisas confeccionadas con papel libre de ácido. El objetivo es estabilizar el documento y evitar que avance su deterioro. En los casos más delicados, esas camisas funcionan además como una advertencia para quienes deberán manipularlos posteriormente”, señaló Severo Cáceres Cano, coordinador de este programa.
El procedimiento es lento porque cada tomo se trabaja hoja por hoja.
La responsable del área, Cecilia, detalló que lograron establecer una métrica de aproximadamente cinco o seis tomos por semana. “Se analiza, se limpia y se evalúa qué medida se va a tomar para que el documento esté mejor”, afirmó.
“Estamos trabajando para todas las generaciones futuras de la provincia de Tucumán”, señaló Cáceres Cano..
Adaptarse
Una vez que la documentación fue acondicionada, pasa al área de digitalización. Allí comienza otra etapa que tampoco consiste simplemente en apretar un botón.
El equipo trabaja con un escáner especialmente preparado para registrar volúmenes y documentos de distintas dimensiones. El sistema permite adaptar la altura y la posición de acuerdo con las características de cada libro.
Un tesoro romántico oculto en el Archivo Histórico de la Provincia“Este escáner es como si fuera un robot”, explicó una de las integrantes del equipo mientras mostraba el procedimiento.
El software realiza la lectura del documento y toma los datos de acuerdo con las dimensiones del volumen. Luego se realiza una verificación y corrección del material digitalizado.
La explicación del equipo es concreta. Cuando el material esté disponible en la nube, un usuario podrá ingresar un apellido y encontrar los documentos en los que aparezca esa persona. También podrá realizar búsquedas por año aunque ese acceso público todavía no está activo.
La iniciativa nació a partir del trabajo del CFI con los gobiernos provinciales en materia de innovación tecnológica y transformación digital, según comentó Pedro Sandili, representante de la entidad.
“Lo que aparece una y otra vez es el orgullo”: así renace el archivo de los talleres ferroviarios de Tafí ViejoCuando comenzaron a elaborarse los términos de referencia, explicó, surgió la importancia de trabajar sobre el Archivo Histórico por el valor de la documentación que conserva. El objetivo es que una parte del patrimonio documental provincial pueda preservarse de otra manera y que, a futuro, pueda ser consultada sin necesidad de manipular cada uno de los originales.