Siete pasos para un evento

1- Anteproyecto. En esta  primera etapa, hay que responder a las preguntas básicas acerca de qué se desea lograr, para qué, y cómo se va a medir el impacto del evento realizado.

2- En el diseño del proyecto hay que analizar las "técnicas", la forma que adoptará la acción: si será una convención, promoción, seminario, desayuno, reunión, fiesta, viaje o  workshop.

3- Definir los  "contenidos", con un minucioso detalle de los recursos que se necesitan para el evento: selección del predio, tipo de actividad a desarrollar y necesidades técnicas (sonido, iluminación y proyeccion).

4- Presupuesto. Al hacerlo, el team responsable de la organización debe convocar a proveedores a fin de pedir cotización. Luego, deberá comparar las propuestas y analizar si el mejor costo presentado permitirá el cumplimiento de los objetivos.

5- Pre-evento. Es la etapa de  reuniones de organización para preparar el evento. Hay que capacitar a los recursos humanos que intervendrán en la acción y comenzar con ensayos previos del meeting.

6- Desarrollo del evento. Ya con la realización del evento en ciernes, la primera fase es el "armado", momento en el que se reciben los elementos y se chequea la puesta en escena.

7- Después del evento, los organizadores de la acción y la gerencia  se deben reunir para evaluar el resultado. Una forma de hacerlo es responder  sobre qué paso, cómo pasó y si se cumplieron los objetivos propuestos.