Una tarea que se sustenta en la discreción

"Al jefe no hay que llevarle problemas, sino soluciones". Esta es prácticamente la regla de oro que debe cumplir toda secretaria, sea cual fuere su actividad, dice a LA GACETA Lilian Guitiérrez, quien cumple esa función en la Unión Industrial de Tucumán (UIT). Pero, para que una asistente se destaque no es fundamental el atractivo físico, sino la atención que le pone a la tarea encomendada.
"A las chicas jóvenes les sugiero que tengan mucha humildad, que no traten de sobresalir más que por su tarea y, por sobre todo, que infundan respeto", señala Lilian, quien desde hace 39 años trabaja como asistente. Ella, como todas las secretarias, celebra hoy su día.
Desde la experiencia, Gutiérrez indica que toda mujer que se dedique a esta profesión no sólo debe estar capacitada, con formación teórica. También se toma en cuenta otros aspectos. "Desempeñar el trabajo siempre con una sonrisa y con el mejor carácter y buen humor. Tiene que hacer de su actividad un culto a la caridad hacia el prójimo", indica. Y agrega: "debe estar atenta a todo y, de ser posible, adelantarse a los sucesos.
Según una definición aportada por la consultora secretariasenred. com, que dirige la experta en Recursos Humanos, Connie Eastman, una secretaria ejecutiva es quien, con aptitud para el desarrollo de funciones administrativas, posee condiciones personales de confiabilidad, discreción, iniciativa, responsabilidad, orden, afabilidad, cultura general y manejo correcto de técnicas de comunicación, uniendo a ello una amplia capacitación teórico-práctica sobre distintos aspectos que hacen a la organización y funcionamiento de las actividades empresarias en la que ha de desarrollar su profesión.
Estas cualidades la convierten en la asistente directa de la función específica de su jefe, transmitiendo a satisfacción la imagen del mismo y de la organización a la que pertenece. "Su preparación le permite concordar con autonomía de decisión y en forma precisa su tarea, interpretando la importancia y relación que esta tiene entre los distintos niveles de la empresa y su ámbito externo", señala la definición de la consultora.
Eastman expresa que las actividades de una asistente ejecutiva no se agotan en esos aspectos esenciales, sino también que hay otros que, parecen ocultos, pero que son tan importantes como los anteriores. "Las secretarias ejecutivas son lo que dice aquella definición, pero también son las que se encargan de que todo funcione en la oficina: de los almuerzos, de la papelería, de reemplazar los cartuchos de la impresora, recomendar compras, organizar los viajes del jefe o del personal, comprar regalos para su jefe, supervisar al recepcionista, llevar la caja chica, controlar los gastos extras y muchos etcéteras", indica la experta. "A todas nos gusta que nos reconozcan por nuestro trabajo, pero no hay nada mejor para la autoestima que reconocernos a nosotras mismas y no tener que depender de otros", finaliza.