Reuniones de trabajo, una película de acción

Convertido en director de empresas, Francis Ford Coppola sostiene que una de las maneras más eficaces para sacar lo mejor de la gente es llevarla hacia un espacio creativo, como en la infancia, cuando se inventaban juegos y situaciones. El cineasta afirma que en cada compañía hay poetas que aportan las ideas e ingenieros que se encargan de llevarlas a la realidad. En ese contexto, las reuniones de trabajos son como una película: las hay buenas y también malas, en las que tanto los ingenieros como los poetas quieren ser protagonistas. "Vivimos en un mundo de celebridades, en el que todos tratan de actuar, cumpliendo roles más activos en cada reunión de trabajo", indica a LA GACETA Guillermo Occhipinti, experto en Gestión y Dirección de Recursos Humanos. Sin embargo, reconoce que, como en todo filme, en las reuniones sucede que algunos actores, por desinformación o falta de motivación, están algo ausentes de las decisiones que se toman.

Antes de encarar la forma de diseñar las estrategias o planes de acción, lo fundamental es generar la química suficiente entre los integrantes de la mesa de reuniones, señala Occhipinti, profesor del Programa Executive en Dirección de Recursos Humanos, dictado por la Fundación del Tucumán. Las reuniones de trabajo son espacios para el ejercicio de la integración y la comunicación interna.

Para evitar que se conviertan en encuentros tediosos, Occhipinti sugiere repartir más el micrófono, es decir, darle a la gente más protagonismo, para que no reine el unidireccionalismo (donde sólo el jefe expone) que aburre. El dinamismo es la segunda clave para llevar adelante las reuniones. "Por ejemplo, en Techint aplicábamos el sistema 8x5, en el que cada integrante desarrollaba ocho temas en cinco minutos", señala. "Excederse en el tiempo desmotiva y los debates pueden ser ad hoc; darse en ámbitos más específicos", puntualiza.

El experto sugiere aplicar la técnica aristotélica antes de ingresar a una reunión: "poner toda la energía en la construcción del mensaje (logos), con la química suficiente para vender la idea y que otros la acepten (pathos), pero siempre con la dosis suficiente de credibilidad (ethos)".

La elección del día de la semana también importa. "Un lunes a la mañana no es el mejor día para definir planes o proyectos", puntualiza el especialista.

¿Qué hacer frente a aquellos empleados que no participan activamente de las reuniones? Occhipinti afirma que la mejor manera de motivarlos es generándoles proyectos. Eso redundará en una mayor responsabilidad en el trabajo y más compromiso para involucrarse en la toma de decisiones.

Poniendo de referencia a Hollywood, Occhipinti cree que las reuniones de trabajo deben ser como una película de acción, al estilo Swat, en el que haya empleados que transiten por los techos; otros que sean más agresivos con las decisiones, asumiendo riesgos y un grupo que defienda los proyectos. Claro que el líder deberá ser quien defina y distribuya rápidamente las tareas o los temas.

Ninguna empresa representa Disneylandia. Como en todos los órdenes de la vida, en las reuniones de trabajo hay conflictos, sobre todo con problemas de cartel (protagonismo). "Está en la naturaleza humana, pero no hay que preocuparse tanto por los conflictos en sí, sino en saber gestionarlos, a partir de la tolerancia", afirma.

A los empleados hay que hacerlos actores protagonistas, insiste Occhipinti. "La gente quiere salir en la foto y el enlatado no motiva. En las reuniones de trabajo, deben dársele la oportunidad de cambiar una coma o un paréntesis", acota.

Como decía Coppola, las áreas de una empresa replican a una película, en la que el guión puede ser el plan de negocios y el casting es comparable con la selección y gestión de los Recursos Humanos. "Un director cinematográfico no le dice a la gente lo que tiene que hacer. Todo el mundo sabe qué es lo que tiene que hacer", expresó Coppola, en el Expomanagement 2007.