No se enrede con su Outlook

No se enrede con su Outlook

Aprenda a organizar archivos en carpetas, buscar elementos y programar citas. Segunda y última entrega de la guía de consejos para Outlook

09 Agosto 2005
Sólo hay dos cosas realmente aburridas en una fiesta con los compañeros de la oficina: la confirmación previa de asistencia de los invitados y el levantamiento de la basura al final (que incluye vasos rotos, botellas vacías, colillas aplastadas y borrachos rezagados).
Aunque es poco lo que la tecnología puede hacer para aliviar la labor del aseo posparranda, sí puede ayudar bastante a la hora de convocar a los participantes de una fiesta o una reunión de trabajo.
Basta con utilizar el asistente de reuniones de Outlook, el programa de administración de correos electrónicos de Microsoft, que no solamente sirve para informar la fecha, hora y motivo del encuentro, sino que les permite a los invitados confirmar su asistencia de manera automática.
Para programar una reunión empiece por hacer clic en la opción Calendario de la barra de Outlook (ubicada a la derecha de su pantalla). Si no puede encontrar dicha barra, abra el menú Ver y haga clic en Barra de Outlook.
En el menú Acciones, haga clic en Organizar una reunión, luego en Agregar otros y en De la libreta de direcciones. A continuación, en el cuadro Escriba nombre o selecciónelo en la lista, introduzca el nombre del contacto de su empresa que desea invitar.
Para cada nombre agregado, haga clic en Necesario, Opcional o Recursos (las primeras dos opciones aparecen en el cuadro Para, ubicado en la pestaña Cita, mientras que los Recursos se despliega en el cuadro Ubicación).
Para obtener detalles acerca de una sala de reuniones específica, dé clic en la lista Recursos y en Propiedades. Finalmente, escoja Aceptar.
Seleccione la hora del encuentro. Utilice la opción Siguiente autoselección para buscar la hora libre disponible para todos los invitados.
Haga clic en Crear reunión y en el cuadro Asunto escriba la descripción de la reunión. Si aún no ha programado el uso de un salón específico, escriba el lugar elegido para el encuentro en el cuadro Ubicación.
Si desea que la reunión se repita periódicamente, dé clic en Periodicidad y seleccione la frecuencia de la reunión. Finalmente, dé clic en Enviar.

Organícese con carpetas
Crear nuevas carpetas en Outlook le permitirá ordenar mejor sus mensajes (por tema, remitente, tipo o como lo desee), de manera que pueda encontrarlos con facilidad cada vez que los necesite.
Para empezar, abra el menú Archivo, escoja Nuevo y dé clic en Carpeta. En el cuadro Nombre bautice la carpeta, en Contenido de la carpeta seleccione el tipo de información que desea almacenar allí, y en Seleccionar ubicación de la carpeta escoja el lugar en que quiere encontrarla cuando necesite.
Si luego de haber creado el elemento descubre que prefiere cambiar su ubicación, simplemente abra la lista de carpetas y haga clic con el botón derecho del ratón sobre la carpeta en cuestión. Seleccione Mover (nombre de su carpeta) y escoja la nueva ubicación.
Por último, para almacenar en ella mensajes u otro tipo de información, o para mover elementos de una carpeta a otra, selecciónelos y dé clic sobre ellos con el botón derecho del ratón. Elija la opción Mover a una carpeta y haga clic en la carpeta de destino.
Si debe seleccionar varios elementos al mismo tiempo, presione la tecla Control (Ctrl) y dé clic sobre los elementos deseados. Luego sólo tendrá que arrastrarlos hasta su nueva ubicación.

Búsquedas fáciles
Los usuarios de Outlook suelen tener problemas para encontrar entre sus múltiples carpetas contactos, mensajes específicos o archivos. Para ayudarlos, el programa ofrece varios métodos de búsqueda según el tipo de información que se quiera encontrar.La primera opción consiste en usar el botón Buscar para hallar el elemento extraviado (que puede ser un contacto, mensaje, cita o archivo, entre otros) a través de una palabra o frase incluida en él.
Como opción predeterminada, Outlook busca el archivo sólo en la carpeta en la que se encuentre el usuario (no incluye subcarpetas), aunque es posible especificar qué carpetas se desea escudriñar.
La herramienta muestra los resultados de forma que se puedan organizar, agrupar e incluso modificar. Asimismo, el usuario puede abrir cualquier elemento o archivo de la lista de resultados para obtener una vista previa de su contenido.
La otra opción es usar criterios distintos a los de las palabras o frases para centrar la búsqueda en campos específicos. Por ejemplo, buscar todos los mensajes que su jefe le haya enviado solamente a usted, o aquellos que contengan archivos adjuntos, o los que tengan más de 200 kilobytes de tamaño.
Para ello, abra el menú de Herramientas en la Bandeja de entrada de Outlook y dé clic en Búsqueda avanzada. Configure los criterios de la búsqueda y dé clic en Aceptar. Finalmente, abra los elementos de la lista de resultados y encuentre el que necesita.
Si lo desea, puede abrir el menú de Archivo en la ventana de Búsqueda avanzada y dar clic en Guardar búsqueda para almacenar los criterios seleccionados, en caso de que quiera utilizarlos de nuevo.

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