El expediente digital acelera trámites y ahorra gastos

Una de las ventajas más visibles que traerá el expediente digital a la administración pública es la reducción del consumo de papel. Sin embargo, esta herramienta electrónica para gestionar documentos públicos, que el Gobierno provincial implementará en pocos meses, simplificará trámites internos y externos en las distintas áreas, además de ahorrar tiempo y costos. El expediente digital es un sistema informático que permitirá tramitar documentación y expedientes en plataformas electrónicas, mediante tecnologías de la información.

La implementación del proyecto, que atraviesa su etapa final de preparación, está prevista para febrero de 2014 en la Secretaría General de la Gobernación, en el Ministerio de Economía, en la Secretaría de Gestión Pública y Planeamiento, y en la Fiscalía de Estado. A partir de junio, se extienda al resto de las reparticiones, según comentó el titular de Gestión Pública y Planeamiento, Julio Saguir. "Inicialmente, tendrá dos etapas: la digitalización de los documentos y luego la generación de los expedientes digitales", explicó. En una primera instancia, la gestión digital se usará para autorizar compras menores a $1.700, para solicitar viáticos, para tramitar licencias, cambios de horario y promociones de categoría. Además, se aplicará en las ayudas directas (en el Ministerio de Desarrollo Social) y en las boletas de sueldo del Ministerio de Economía, entre otros procedimientos.

Viejos hábitos

La iniciativa comenzó a desarrollarse a fines del año pasado, con la formación de dos grupos de trabajo: la Comisión de Gobierno Electrónico -integrada por los ministerios, las secretarías de Estado y la Dirección de Informática del Ministerio de Economía (DIME)- y la Mesa de Directores de Despacho -conformada por los encargados de elaborar documentos en las diferentes áreas gubernamentales-. "La primera tarea fue identificar los documentos existentes en cada sector. Carátulas, notas de solicitud, informes, dictámenes y decretos son los más importantes que se reconocieron", detalló Saguir.

Uno de los principales obstáculos fue homogeneizar el modo en que se deben confeccionar los documentos. "En cada sector había distintas maneras de confeccionarlo. Esto fue el resultado de antiguas costumbres arraigadas en el personal, y en el marco de la gran complejidad organizacional que tiene el Estado", señaló Ernesto Salas López, subsecretario de Empleo Público. A principios de este año, comenzó a adecuarse el sistema informático, que se concretó con fondos del Concejo Federal de Inversión (CFI), que aportó un $ 1,5 millón.

Rápido y electrónico

Además de la despapelización, el nuevo sistema de gestión de documentos públicos permitirá simplificar procesos de trabajo, para ahorrar tiempo y costos. El subsecretario de Planeamiento y Tecnologías de Gestión, Octavio José Medici, explicó que el software permite, entre otras funciones, que los empleados accedan -mediante un nombre de usuario y una contraseña- a un panel de herramientas en el que elaborarán los documentos digitales. "El sistema tiene plantillas para genera documentos predeterminados", detalló.

Una vez que se introduce un documento, comienzan los procesos en las áreas correspondientes. Aquí, es clave la alternativa de reducir el tiempo. "Si bien el sistema permite reproducir los 38 pasos que, en promedio, atraviesa un documento desde su elaboración, la idea es reducirlos al mínimo. Para ellos, apuntamos a restar los pasos que no le agregan valor al tránsito de un documento o de un expediente en el ámbito público", subrayó Medici.

Otra de las funciones del nuevo mecanismo es el traslado, por medios digitales, de información entre distintas áreas. "El empleado que necesite enviar un documento a otra oficina podrá hacerlo con un click. Esto ahorrará tiempo, papel y costos. En la actualidad, llevar un expediente físico demora 24 horas", observó el funcionario.