Organizar la fiesta de la empresa sin que nadie sienta que "brinda con el enemigo"

Se acerca diciembre, y como siempre en esta época, las gerencias de Recursos Humanos encaran la difícil tarea de organizar la fiesta de la empresa. Pero 2009 fue muy complicado, y en las empresas hubo que poner mucho esfuerzo para llegar a fin de año. "La reorganización que vivieron muchas compañías y la presión para conseguir determinados objetivos hacen que hoy, en algunas organizaciones, el clima interno este un poco viciado", indica Sergio Ventura, director general de Kaizen Eventos Corporativos (www.kaizeneventos.com.ar). "Además, a fin de año todos estamos más cansados y pueden aparecer roces entre distintas áreas de la compañía que conduzcan a que la fiesta sea un momento tenso en vez de un clima festivo", dice Ventura, que ofrece algunos consejos para organizar la fiesta y que nadie sienta que está "brindando con el enemigo":

Los preparativos
Convoque a un representante de cada área de la compañía, para formar un equipo de organizadores del evento.  No es lo mismo que el área de recursos humanos proyecte todo, a que comparta responsabilidades con toda la compañía. Genere una identidad para ese equipo interáreas, y comunique que esta innovadora forma de organizar el evento se pondrá en marcha todos los años. De esa forma muchas personas querrán formar parte del comité organizador, a partir del año que viene. Paute reuniones semanales en horario de trabajo, para que ese equipo trabaje en la organización del evento. Organice un listado de todos los rubros necesarios para realizar la fiesta, y asigne responsables de solicitar presupuestos a los profesionales (catering; ambientación; disc jockey e iluminación; shows; animación; fotografía; video filmación; proyección; seguridad; sorteos; regalos).  Arme una campaña de comunicación previa de la fiesta a través de una campaña de envíos de mails, carteleras o marketing de guerrilla. Eso permitirá disfrutar del evento en forma anticipada. Incentive y estimule al equipo para que desarrolle su creatividad. Los invitados valoraran mucho que la fiesta fue cocreada entre sus compañeros y un organizador profesional. Pídales que se pongan en los zapatos del otro, que piensen todo el tiempo si la propuesta será del agrado de los invitados. Poder ponerse en ese lugar los ayudará a seleccionar lo mejor para el éxito de la fiesta.

En el salón
Cuando hay dificultades de presupuesto, pondere qué va a resultar más importante para los invitados. Muchas veces es mejor cambiar la marca de la bebida alcohólica o servir un catering más sencillo, pero poder hacer el evento. Ofrezca un servicio de comida sabrosa y abundante, y modere la ingesta de alcohol de su gente, sobre todo en una primera etapa de la fiesta. Organice una dinámica que permita a los invitados integrarse mediante actividades recreativas. Para quienes no gustan de bailar; trate de ofrecer opciones en donde se puedan relacionar y participar sin ningún tipo de barreras de sectores y jerarquías.  Ofrezca un espacio para que la gente que quiera conversar, pueda hacerlo.

A la hora de los postres
Trate de no extenderse en discursos institucionales. La fiesta no es la convención de ventas. Comparta todas las acciones positivas que hubo en el año, y felicite a sus colaboradores. Destaque esa noche el trabajo realizado por el equipo organizador.
"Si tiene en cuenta todo lo detallado, es muy probable que obtenga un evento hecho a la medida de su gente, en donde además todos se vean identificados con el compañero que los representa en el grupo organizador. Eso facilitará que entre todos acuerden cómo disfrutar, agasajarse y divertirse", acota Ventura, ex titular de la Asociación de Organizadores de Fiestas y Reuniones Empresariales.