Cuando hablamos de trabajo, la tarea rutinaria aparece como una de los menos deseables por las personas que intentan darle un valor agregado a su diaria tarea. Rutina se define como costumbre, la manera de hacer algo en forma mecánica o usual. Implica lo automatizado y estandarizado, el modelo ya aceptado, del que no hace falta salir. Esto incluye manuales de operación, descripción de puestos, y otros documentos formalizados.
Por lo general, la rutina está relacionada con una autoridad central muy fuerte y con una gran concentración de la autoridad, con pocas posibilidades de delegación y con pocas (o ninguna) alternativas de cambio. Lo contrario, lo no rutinario se basa en el conocimiento de los especialistas, se caracterizan por la delegación, por la capacitación para la toma de decisiones. El trabajo no rutinario es creativo, innovador, más abierto al cambio, genera permanentes desafíos, por los riesgos que conlleva; es mucho más comprometido con los resultados y hay bastante adrenalina en el día a día. También es bastante más desgastante, porque exige una importante cuota de energía para conseguir los objetivos, señala a LA GACETA Graciela Chamut, magíster en Dirección Ejecutiva de Empresas.
La rutina es más fácil, más sencilla una vez que ha sido aprendida, no tiene compromisos ni riesgos. El mundo de la rutina es de más seguridad, se repite una y otra vez lo mismo, y puede ser también de más aburrimiento, y de “achancharse”, al dar cada vez menos de sí. No tiene riesgos ni probables errores, porque todo está determinado y pautado, no existe la toma de decisiones. Se caracteriza en general por ser trabajo manual, concreto, organizado, muy fácil de reemplazar por tecnología (cada vez menos personas para el mismo trabajo, cada vez menos puestos de empleo para la misma tarea), y que muchas veces conlleva aburrimiento, falta de interés y desmotivación, acota la especialista.
Lo bueno de la rutina es que nos permite hacer las cosas de modo fácil y automático, sin demasiado costo de energía psíquica, porque mientras lo estamos haciendo, podemos pensar o concentrarnos en otra cosa. Lo malo es cuando se convierte en una tarea repetitiva, monótona, aburrida, totalmente desapegada de emociones positivas, y a veces de toda emoción. “Cuando el cerebro se duerme mientras la persona está despierta, es el momento del error humano: las personas, trabajando en el menor nivel de conciencia psíquica, pueden cometer errores serios por falta de atención a lo que hacen”, afirma Chamut. Otros problemas comunes de la rutina son la fatiga, la baja productividad, la mala calidad, el ausentismo y la alta rotación de personal.
¿Cómo pueden evitarse estas consecuencias negativas de la rutina? Según Graciela Chamut, una buena idea es ampliar el campo de acción de las actividades de un puesto. También realizar diversas actividades, no solamente lo que estaba acostumbrado a hacer, colocándolos en un equipo con habilidades intercambiables. Esto genera mayor productividad, mayor compromiso con la tarea, y más alta productividad, además de mayor satisfacción con el puesto.
José Blunda, experto en Gestión de Recursos Humanos, también brinda algunas sugerencias para que la rutina no se convierta en un arma de doble filo para el trabajador y para la empresa.
• La repetición de tareas o funciones en cualquier ámbito (laboral, personal) puede producir aburrimiento y falta de dinamismo, con la consabida desmotivación que estas características producen. Para evitar estos síntomas, siempre se sugiere reinventar las tareas o funciones, ser creativos.
• La repetición de las acciones genera aprendizaje y crea hábitos, pero es necesario cuestionarse estos, para superarse y encontrar los puntos de mejora y aprendizaje.
• Las organizaciones deben promover este espíritu de iniciativa; su manera de hacerlo es crear condiciones que favorezcan la autonomía laboral y con estilos de liderazgos que generen confianza y entusiasmo en sus colaboradores.
• Otra herramienta para evitar estos aspectos negativos, es la capacitación, ya que crea capacidades y abre espacios para el cambio.